Privacyverklaring

Verantwoordelijke en contact

Digital Reach is de handelsnaam van Cédric Coudijzer, zelfstandige in bijberoep en natuurlijke persoon. Cédric Coudijzer is verantwoordelijk voor de eigen verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring wordt beschreven.

Vestigingsadres: Canadalaan 10, 8902 Ieper, België. Ondernemingsnummer: 0720.658.431. Voor vragen en privacyverzoeken: info@digitalreach.be of 0479 65 88 28.

Welke gegevens verwerken we?

Deze verklaring geldt voor websitebezoekers, personen die contact opnemen en klanten. We verwerken noodzakelijke contact- en opdrachtgegevens om vragen te beantwoorden, afspraken uit te voeren, de administratie te verzorgen en onze website te beveiligen.

Contact- en offerteaanvragen

Het nieuwe contactformulier vraagt je naam, e-mailadres, type aanvraag, gewenste dienst en bericht. Deze velden zijn verplicht; een telefoonnummer is optioneel. Je kunt ook rechtstreeks mailen of bellen. Stuur geen wachtwoorden of andere gevoelige aanmeldgegevens via het formulier.

We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden en een offerte of ondersteuning voor te bereiden. Als je zelf een overeenkomst wilt sluiten, verwerken we de daarvoor noodzakelijke gegevens op jouw verzoek vóór die overeenkomst. Voor algemene vragen en zakelijke contactpersonen gaat het om ons gerechtvaardigd belang om relevante vragen en klantcommunicatie te behandelen; je kunt daartegen bezwaar maken. Het nieuwe formulier wordt verwerkt met WordPress en WPForms. De meldingen zijn ingesteld voor info@digitalreach.be, onze werkende zakelijke mailbox bij Hostinger. De volledige verzending vanuit het vernieuwde formulier wordt pas bij de migratie getest. We gebruiken voor deze aanvragen geen bijkomend CRM of externe marketingdienst. Een contactaanvraag is geen toestemming voor marketingmails.

Klantcommunicatie en opdrachten

Voor de voorbereiding en uitvoering van opdrachten gebruiken we noodzakelijke contactgegevens, correspondentie en opdrachtinformatie. Als je zelf contractspartij bent, is de noodzakelijke verwerking gebaseerd op de overeenkomst of de voorbereiding daarvan. Bij zakelijke contactpersonen gebruiken we noodzakelijke gegevens voor het gerechtvaardigd belang om de samenwerking te organiseren. Projectbestanden en klantdocumentatie staan op onze eigen computer. Gehoste websitebestanden en relevante hostinggegevens staan bij Hostinger. We gebruiken hiervoor geen aanvullende Google Drive-, OneDrive- of Dropbox-opslag.

Wanneer we persoonsgegevens uitsluitend namens een opdrachtgever verwerken, is die opdrachtgever verantwoordelijk voor het doel van die verwerking en het eerste aanspreekpunt voor betrokkenen. Deze verklaring gaat over onze eigen website, communicatie en administratie.

Facturatie en administratie

Voor facturatie en administratie verwerken we noodzakelijke identificatie-, factuur- en betalingsgegevens om afspraken uit te voeren en aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen te voldoen. De dagelijkse boekhouding gebeurt intern. Verkoopfacturen worden lokaal gemaakt en bewaard in AXENVO. Voor verzending via Peppol gebruiken we een externe dienstverlener voor elektronische facturatie. Een extern boekhoudkantoor ondersteunt de jaarlijkse klantenlisting en eindboekhouding.

Technische werking en beveiliging

Bij het leveren en beveiligen van de website kunnen technische verzoekgegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, antwoordstatus en browserinformatie. Ons gerechtvaardigd belang is een werkende en veilige website en het onderzoeken van misbruik. We beperken deze verwerking tot wat daarvoor noodzakelijk is.

Cookies en bezoekersstatistieken

Je kunt cookies accepteren, weigeren en je voorkeuren later aanpassen via Cookievoorkeuren of Beheer toestemming. Meer informatie vind je in ons cookiebeleid.

Google Analytics 4 staat uitgeschakeld. Via deze tag worden geen nieuwe bezoeken gemeten. Een keuze voor statistieken in de banner schakelt deze meting niet in.

Leveranciers en ontvangers

Hostinger verzorgt hosting en zakelijke e-mail. Voor elektronische facturatie gebruiken we een externe dienstverlener voor elektronische facturatie via Peppol; voor de jaarlijkse boekhoudkundige verwerking een extern boekhoudkantoor. Het gaat om gegevens die nodig zijn voor de betreffende dienstverlening. Voor concrete informatie over ontvangers kun je contact opnemen via info@digitalreach.be.

Bewaartermijnen

Ons bewaarbeleid hanteert onderstaande termijnen. Verwijdering kan handmatige controles vereisen; deze termijnen betekenen niet dat alle systemen gegevens automatisch verwijderen.

Afgehandelde contact- en offerteaanvragen zonder opdracht: maximaal 12 maanden na het laatste relevante contact.

Actieve klantendossiers: zolang noodzakelijk voor de samenwerking. Afgesloten klantendossiers: maximaal 5 jaar na beëindiging van de klantrelatie.

Facturen en boekhoudkundige documenten: in principe 10 jaar volgens de toepasselijke wettelijke start- en berekeningsregels.

Eigen technische serverlogs en eigen beveiligingslogs: maximaal 90 dagen. Gewone handmatige back-ups: maximaal 90 dagen.

Automatische Hostinger-back-ups: volgens de feitelijk beschikbare instellingen en retentie van de hostingdienst. Klantwebsiteback-ups: volgens de afspraken met de betreffende klant.

Langere bewaring kan noodzakelijk zijn door een wettelijke verplichting, een concrete rechtsvordering of een noodzakelijk onderzoek naar een beveiligingsincident. Een uitzondering moet beperkt blijven tot wat daarvoor nodig is.

Je privacyrechten

Afhankelijk van de verwerking kun je vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking of overdracht wanneer de wettelijke voorwaarden gelden. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Toestemming kun je intrekken; dit verandert de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet.

Verwijdering is niet onbeperkt: een wettelijke bewaarplicht of concrete rechtsvordering kan bewaring noodzakelijk maken. Overdraagbaarheid geldt onder voorwaarden voor geautomatiseerde verwerking op basis van toestemming of overeenkomst.

Stuur je verzoek naar info@digitalreach.be en beschrijf de betrokken verwerking. Zo nodig vragen we evenredige aanvullende informatie om je identiteit te controleren. Stuur niet spontaan een volledige identiteitskopie mee.

We antwoorden zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. We melden reden en verlenging binnen de eerste maand. Verzoeken zijn in beginsel kosteloos. Als we een verzoek niet kunnen uitvoeren, lichten we de reden en mogelijkheden tot klacht of beroep toe.

Je kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wijzigingen

We werken deze verklaring bij wanneer onze verwerking van persoonsgegevens verandert.